ペーパーレス会議

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チャレンジしましたが失敗でした

以前、ビジネススクールに通っていたことがあります。その際、授業で「クラウドを使ったプレゼンテーション」というものがありました。その授業ではプレゼン資料をはじめとした紙媒体の代わりにクラウドサービスを使った会議(ペーパーレス会議)についても紹介がありました。
その際、先生からは「紙を見てもらうのではない。あなた自身を見てもらいなさい」というコンセプトの基、ペーパーレス会議の進め方を教えてもらいました。(ちなみに、全く紙媒体を渡さない、という訳ではなく、必要な数値などはホワイトボードなどを使い、最後に紙媒体は参加者に配布し、「詳しくはこちらをご覧ください」と説明をするよう、教えられました)。その内容はとても興味深く、一回やってみたいという願望にかられました。
そしてある顧客との会議の際、思い切ってクラウドを使ったペーパーレス会議を実施することにしました。話す内容は自分の頭の中に叩き込みました。また会議のシミュレーションも何回も行いました。そしていざ、会議が始まりました。出だしからいい感じで説明は続いていきました。しかし、その顧客は紙媒体が大好きなお役所ばったところでした。顧客の上の人が「ちょっと、資料はないの?」と聞いてきたので「後でこの資料はお配りします」と答えました。「資料があるんだったら配ってよ」と言われ、一応断ったのですが、結局配布させられ、ペーパーレス会議が終了となりました。まだ、お客によっては難しいと痛感させられました。

衛星中継のメリットとペーパーレス会議

資源の無駄を省くことやコストを別の分野へ登用したいときには、クラウドサービスを使ったペーパーレスの行動を果敢に実行することが大事になります。最新のオフィス環境ではクラウドを使ったペーパーレス会議が普通い実施され、重役が集まるときにも採用されています。
さて議題になることが海外向けの事業となれば、現地法人とテレビ中継をつなぐ必要も出てきます。出張するときにかかるコストを削減していくことができれば、多方面へよい影響をもたらすことが可能になってきます。企業の規模によって年間で使用できるコストを見ておけば、クラウドサービスとペーパーレス会議のよさを次々に生かすことができます。
一度だけ使用する資料を印刷してきた時代とは異なり、現在ではペーパーレス化の動きがいろいろな企業に浸透しています。見た目がスマートに感じられる企業を目指すことで、新卒や中途採用を望む有能な社員を増やせる要素が出てきます。ゆえに、時代を先取りしている企業の典型例をかたちにすることが大切です。グローバルに適応できている企業の共通点を確認すれば、自然とペーパーレス会議への方針が許容されます。若手社員の多くは賛成する動きになっているため、データの保管などを万全にしながら新しい内容を確立することが重要です。

ペーパーレス会議におけるポイントは

ペーパーレス会議というのがかなり広がりを見せているといっても過言ではないのですが、問題となることは紙の代わりはどうするのか、ということです。当然ですがこれはクラウドサービスを使うことになります。はっきりいって、そこが大きなポイントになります。いきなりペーパーレス会議にするから、といってタブレットを支給して、クラウドシステムを導入したところで上手くいくはずもなく、かなりしっかりとした使い方の研修をする必要があるのです。
それも年配の人に関しては特にそれを厳格にやる必要があります。わかった気でいられても仕方なく、キチンと理解して、使いこなすことができるようにしてもらうことが必須になります。ですから、ペーパーレス会議というのは、コストダウンになることは長期的には間違いないことではあるのですが、さすがにそれには結構な時間がかかることになりますし、そもそもコンピュータとクラウドサービスの導入となりますと費用が初期には結構かかることになります。そこがペーパーレス会議のネックとなる部分といえるでしょう。しかし、慣れてしまうことができるのであればそれはかなり効率的に行うことができるようになりますし、やはりメリットは十二分にあることでしょう。

ペーパーレス会議とはどんなことか

会議というのは意外と費用を使うことになります。これは人件費ということもありますが意外と大きいのが紙の費用です。また、資料は少なからず残しておく必要性があるものあり、その保管スペースなどにも費用が嵩むことになります。そうしたことを一気に解決することができるのがペーパーレス会議になります。名前の通り、紙を使うことがなく、会議をすることができるシステムになります。こうすることによって、かなりコスト…

ペーパーレス会議の実施に至った裏側

私は事務機業界に勤務しています。最近あった商談事例をご紹介します。毎週営業会議を実施している会社様で営業人数が8人(営業部長含む)、週次の売り上げと実績、現在の見込み状況を10ページの紙にまとめてそれを見ながら会議を進行していました。毎週10枚×8人でカラー1枚の単価が17円。会議だけで約1,300円はコストがかかっていました。わざわざ会議資料を保存している人もいないし、必要事項は各々が手帳…

ペーパーレス会議は根性がいる

最近、ペーパーレス会議なるものが流行りだしたようである。かく言う私の勤めていた会社でも5年ほど前、社長の鶴の一声で全社ペーパーレスが導入された。結果は年間5億円のコスト削減。素晴らしい。因みに、売上数千億円規模のIT関連の会社である。IT系なので、その企画が始まる前までにかなりのペーパーレスが行われていた。承認行為は電子承認だし、給与明細はシステム上に表示される。会議室は当然ながら全…

ペーパーレス会議をする企業

ペーパーレス会議をする企業が増えてきています。まず、ペーパーレス会議とは書類等を用いて会議するのではなく会議に出席しているもの全てにパソコンやタブレット等を用いて常に全員が画面で同じ書類を回覧することができ、気になった点はスクリーン等に映し出し皆が自由に画面上で書き込んだり意見交換をしたりその場で編集をしたりと様々なメリットがあります。その場で即、修正や編集が出来るのは時間短縮のメリットに繋…

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